Il telefono squilla, gli ambulatori sono occupati e la segreteria arriva a sera senza aver avuto un momento di pausa. Poi guardi i conti e ti chiedi come sia possibile lavorare così tanto per ottenere un risultato così modesto.
È una situazione oggi molto comune e che merita attenzione. Perché un’agenda piena ci dice che c’è lavoro, ma non ci dice quanto quel lavoro contribuisca alla solidità della struttura.
Nella gestione di un poliambulatorio, aumentare le prestazioni senza capire bene cosa succede dietro può significare aumentare anche costi, problemi e fatica.
Prima di investire per portare altri pazienti, quindi, riflettiamo su alcuni punti.
Quanto rimane davvero di ogni prestazione?/
Conoscere il prezzo di una visita è semplice. Capire quanto contribuisca a sostenere la struttura richiede qualche passaggio in più.
Dal ricavo c’è da considerare il compenso del professionista e i costi direttamente legati all’erogazione: materiali, eventuali servizi esterni e altre voci variabili. Quello che rimane deve poi contribuire a coprire affitto, personale, utenze, software, manutenzioni e tutti gli altri costi della struttura. Naturalmente in quota parte.
Quel primo margine, quindi, non è ancora utile.
E soprattutto: due prestazioni con lo stesso prezzo possono avere un impatto economico molto diverso. Una occupa l’ambulatorio venti minuti, l’altra un’ora. Una richiede poco supporto, l’altra coinvolge più persone e attrezzature.
Per capire la marginalità di un poliambulatorio serve guardare poi anche alle risorse e al tempo impiegati, insieme a chi segue il controllo di gestione.
L’agenda è piena oppure è organizzata bene?/
Sembrano la stessa cosa. Non lo sono.
Un’agenda può essere piena di appuntamenti e contenere comunque buchi difficili da utilizzare, tempi assegnati male, ritardi continui e disdette gestite quando ormai è troppo tardi.
Guarda una settimana reale, non quella ideale.
Quante visite prenotate vengono effettivamente svolte? Quali ambulatori rimangono inutilizzati in alcune fasce? Ci sono professionisti che richiedono sistematicamente più tempo di quello previsto?
L’obiettivo è costruire un’agenda compatibile con le esigenze cliniche, sostenibile per chi lavora e comprensibile per chi prenota. La fretta non migliora la produttività se genera errori ed attese.
Quanto lavoro state facendo due volte?/
Una prestazione può essere erogata bene e costare più del necessario per tutto quello che le gira intorno.
Pensa a una prenotazione inserita male. Il paziente richiama, la segreteria cerca il professionista, qualcuno corregge l’agenda e qualcun altro deve spiegare il cambiamento.
Oppure alle informazioni sulla preparazione che non vengono inviate, ai documenti mancanti, alle fatture da correggere.
Sono minuti che ti posso dire per esperienza, mai vengono misurati. Ripetuti ogni giorno, diventano una parte importante del carico di lavoro.
Prima di concludere che serve un’altra persona, vale la pena capire quanto tempo il team impiega a recuperare problemi evitabili.
Il fatturato sta diventando disponibilità reale?/
Anche qui serve distinguere.
Prestazioni erogate, fatture emesse e denaro incassato non coincidono necessariamente nello stesso momento. Se ci sono convenzioni, pagamenti differiti o insoluti, una struttura può lavorare molto e trovarsi comunque con poca liquidità.
Per questo va osservato bene andamento economico e incassi, senza usare il saldo del conto corrente come unico indicatore di salute dell’attività.
Da dove partirei
Sceglierei alcune settimane rappresentative e raccoglierei pochi dati e molto affidabili: prestazioni effettuate, ricavi, costi diretti, ore utilizzate, disdette e incassi.
Servono per capire dove approfondire e quale problema affrontare per primo. Le decisioni economiche devono comunque rispettare appropriatezza, qualità e funzione dei servizi offerti.
Quando ero alla guida di Exis, organizzazione e marketing erano due parti dello stesso lavoro. Portare persone dentro una struttura aveva senso se quella struttura era pronta a gestirle bene.
Il principio vale ancora oggi: prima di accelerare, bisogna sapere come sta funzionando l’attività.
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